# Réussir la transmission des documents obligatoires sans retarder votre contrat
La transmission des documents obligatoires lors d’une embauche représente un enjeu crucial pour toute entreprise souhaitant sécuriser ses relations de travail. En France, le cadre réglementaire impose aux employeurs de fournir une série de documents dans des délais précis, sous peine de sanctions administratives et financières. Au-delà de la simple conformité légale, une gestion efficace de cette transmission documentaire permet d’éviter les retards dans la prise de poste, de rassurer le nouveau collaborateur et de professionnaliser l’image de l’entreprise. Selon une étude récente de 2024, près de 43% des entreprises françaises connaissent des retards dans l’intégration de leurs nouvelles recrues en raison d’une mauvaise gestion documentaire. Cette problématique touche particulièrement les PME qui ne disposent pas toujours des outils adaptés pour automatiser ces processus. Pourtant, des solutions existent pour optimiser cette étape critique du parcours d’embauche.
## Les documents obligatoires selon le Code du travail et la Convention collective applicable
Le cadre législatif français impose un ensemble de documents que l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié lors de son embauche. Ces obligations varient selon la taille de l’entreprise, son secteur d’activité et la convention collective applicable. La non-remise de ces documents peut entraîner des contentieux prud’homaux et des sanctions financières pouvant atteindre plusieurs milliers d’euros. Comprendre précisément quels documents sont requis constitue donc la première étape d’une transmission documentaire réussie.
### Le contrat de travail écrit et ses mentions légales obligatoires
Le contrat de travail écrit demeure le document fondamental de la relation employeur-salarié. Bien que la loi n’impose pas systématiquement sa rédaction pour un CDI à temps plein, il est fortement recommandé de formaliser par écrit toutes les embauches. Pour les CDD, les contrats à temps partiel, les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, l’écrit est obligatoire sous peine de requalification en CDI à temps plein.
Les mentions légales obligatoires du contrat de travail incluent l’identité des parties, la date d’embauche, l’intitulé du poste, la qualification professionnelle, la rémunération, la durée et la répartition du temps de travail, le lieu de travail principal, la durée de la période d’essai éventuelle, et la convention collective applicable. Depuis la transposition de la directive européenne sur la transparence des conditions de travail en 2023, de nouvelles informations doivent figurer dans le contrat, notamment la durée du congé payé, les procédures de rupture du contrat, et les éléments relatifs à la formation professionnelle.
La transmission du contrat doit intervenir dans les 48 heures suivant l’embauche effective. Ce délai court à partir du premier jour travaillé, et non depuis la signature du contrat. En pratique, il est judicieux de faire signer le contrat avant la prise de poste ou le jour même, afin de sécuriser la relation contractuelle dès le départ. Un retard dans cette transmission peut créer une incertitude juridique préjudiciable aux deux parties.
### L’attestation d’affiliation à la Sécurité sociale et la mutuelle d’entreprise
Dès l’embauche, l’employeur doit affilier le nouveau salarié au régime général de la Sécurité sociale en effectuant la DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche). Cette démarche génère automatiquement une attestation d’affiliation que le salarié peut consulter sur son compte Ameli. Toutefois, l’employ
eur a tout intérêt à remettre au salarié une information claire sur sa situation de protection sociale, notamment lors de l’onboarding. Cela inclut la communication des coordonnées de la caisse primaire, des modalités de création de compte en ligne, ainsi que des démarches à effectuer en cas d’arrêt de travail ou de maternité.
Parallèlement, depuis la généralisation de la complémentaire santé d’entreprise, l’employeur doit informer le salarié des conditions d’adhésion à la mutuelle obligatoire et, le cas échéant, des cas de dispense prévus par la loi ou la convention collective. Le salarié doit recevoir la notice d’information de l’assureur précisant les garanties, les niveaux de remboursement, les ayants droit possibles et les modalités de portabilité en fin de contrat. En pratique, cet envoi se fait souvent par email ou via le SIRH, mais il reste recommandé de tracer la remise (accusé de lecture, signature électronique) pour prouver le respect de l’obligation d’information.
Le règlement intérieur pour les entreprises de plus de 50 salariés
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le règlement intérieur est un document obligatoire qui fixe les règles de discipline, d’hygiène, de sécurité et, le cas échéant, les dispositions relatives au harcèlement moral ou sexuel. Même si le salarié n’a pas à « signer » le règlement intérieur pour qu’il lui soit opposable, l’employeur doit s’assurer qu’il en a bien pris connaissance au moment de son arrivée. En cas de litige disciplinaire, la preuve que le collaborateur a eu accès au règlement intérieur peut faire la différence devant le conseil de prud’hommes.
Concrètement, vous pouvez intégrer le règlement intérieur au kit de bienvenue, le déposer dans l’intranet ou le SIRH, et faire signer un accusé de réception dématérialisé. L’objectif n’est pas de surcharger le salarié d’informations, mais de lui donner une vision claire des droits et obligations applicables dans l’entreprise. Pensez à mettre en avant les points sensibles (usage des outils informatiques, règles de confidentialité, procédures en cas d’alerte) afin d’éviter les malentendus dès le démarrage du contrat.
La DPAE (déclaration préalable À l’embauche) auprès de l’URSSAF
La DPAE reste le pivot légal de toute embauche en France. Elle doit être transmise à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’arrivée du salarié et au plus tard avant la prise effective de poste. En cas d’oubli, l’employeur s’expose à des pénalités financières et à un risque de requalification en travail dissimulé, avec à la clé des sanctions pouvant représenter plusieurs années de cotisations sociales. Autrement dit, c’est un document invisible pour le salarié, mais absolument stratégique pour sécuriser votre entreprise.
Pour éviter les retards, les services RH automatisent de plus en plus la DPAE via leur logiciel de paie ou leur SIRH. La bonne pratique consiste à déclencher la procédure dès que le candidat a formalisé son accord sur la proposition d’embauche, sans attendre la veille de son arrivée. Vous pouvez ensuite communiquer au collaborateur les principales informations issues de la DPAE (numéro de sécurité sociale, caisse de rattachement, etc.), ce qui renforce sa confiance dans la solidité administrative de l’entreprise.
Les documents spécifiques aux conventions collectives SYNTEC, bâtiment ou métallurgie
Au-delà du Code du travail, chaque convention collective impose son propre socle documentaire. Dans la SYNTEC, par exemple, il est fréquent de devoir remettre dès l’embauche un avenant précisant le forfait jours, les modalités de déplacement ou le régime des heures supplémentaires. Dans le Bâtiment, les règles de sécurité, les visites médicales obligatoires et les attestations de formation (CACES, habilitations électriques) constituent des pièces incontournables pour autoriser le salarié à accéder aux chantiers.
La Métallurgie, quant à elle, prévoit des dispositions spécifiques en matière de classification, de rémunération minimale et de primes, qui doivent être clairement expliquées au salarié dans son contrat et, souvent, dans une notice d’accueil. Ignorer ces exigences, c’est prendre le risque de voir une partie du contrat jugée non conforme, avec des rappels de salaires ou de primes à la clé. Une bonne pratique consiste à créer, par convention collective, une checklist de documents obligatoires à remettre (avenants types, notices, protocoles de sécurité) pour que chaque nouvelle embauche soit traitée de manière homogène et sécurisée.
Plateformes de dématérialisation pour centraliser la transmission documentaire
La multiplication des documents à remettre lors d’une embauche rend rapidement ingérable une gestion 100 % papier. C’est là que les plateformes de dématérialisation prennent tout leur sens : elles centralisent les informations, automatisent les envois et sécurisent la conservation. Pour vous, employeur, c’est un moyen concret de réduire les erreurs et les retards ; pour le salarié, c’est la garantie d’accéder à l’ensemble de ses documents obligatoires en quelques clics, depuis n’importe quel support.
Les SIRH comme payfit, lucca et factorial pour l’automatisation des processus RH
Les SIRH nouvelle génération (Payfit, Lucca, Factorial, mais aussi Deel ou Personio) vont bien au-delà de la simple gestion de la paie. Ils permettent de configurer des workflows d’onboarding qui déclenchent automatiquement la génération et l’envoi des documents obligatoires : contrat de travail, notices mutuelle, règlement intérieur, charte informatique, etc. Vous pouvez, par exemple, programmer un envoi du contrat pour signature électronique dès que l’offre est acceptée, puis un rappel automatique si le document n’est pas signé sous 72 heures.
En centralisant l’ensemble des pièces dans un même environnement, vous réduisez fortement le risque de documents égarés ou incomplets. De plus, ces SIRH offrent souvent des tableaux de bord qui permettent de vérifier, en temps réel, le taux de complétude des dossiers d’embauche. Vous savez immédiatement quels salariés n’ont pas encore fourni leur RIB, leur pièce d’identité ou leur justificatif de sécurité sociale, ce qui vous permet de relancer proactivement sans attendre le premier jour de travail.
Les coffres-forts numériques certifiés eIDAS (digiposte, certeurope)
Pour le salarié, la question n’est pas seulement de recevoir ses documents, mais aussi de les conserver dans la durée. Combien de collaborateurs peinent à retrouver leur contrat de travail cinq ans plus tard ? Les coffres-forts numériques certifiés eIDAS, comme Digiposte ou certains services opérés par Certeurope, apportent une réponse robuste à ce problème. Ils garantissent l’intégrité, la lisibilité et l’accessibilité des documents sur le long terme, tout en respectant les exigences de sécurité des données personnelles.
En pratique, vous pouvez connecter votre SIRH à un coffre-fort numérique pour que chaque document signé soit automatiquement déposé dans l’espace personnel du salarié. Celui-ci garde ainsi la main sur son patrimoine documentaire, même en cas de changement d’employeur. Pour vous, employeur, c’est aussi une preuve supplémentaire de conformité : vous démontrez que vous facilitez l’accès de vos collaborateurs à leurs contrats, bulletins de paie et attestations, ce qui est apprécié des inspecteurs du travail comme des auditeurs sociaux.
La signature électronique qualifiée via DocuSign, yousign ou adobe sign
En matière de délai de transmission des documents obligatoires, la signature électronique est un accélérateur évident. Fini les contrats qui circulent par courrier et reviennent signés deux semaines après la date prévue d’embauche. Des solutions comme DocuSign, Yousign ou Adobe Sign permettent de faire signer un contrat de travail en quelques minutes, depuis un smartphone ou un ordinateur, tout en respectant le règlement eIDAS et le Code civil sur la preuve électronique.
Selon le niveau de risque et la sensibilité du document, vous pouvez opter pour une signature électronique simple, avancée ou qualifiée. Pour un contrat de travail standard, une signature avancée, assortie d’une vérification d’identité, offre déjà un excellent compromis entre sécurité et expérience utilisateur. L’important est de paramétrer correctement vos modèles (clauses, mentions légales, zones de signature) afin que chaque nouvel envoi se fasse en un clic, sans ressaisie manuelle source d’erreurs.
L’intégration API entre ATS et logiciels de gestion documentaire
Si vous recrutez beaucoup, la clé de la fluidité documentaire réside dans l’intégration entre votre ATS (outil de gestion des candidatures) et vos solutions RH et documentaires. Grâce aux API, les données saisies lors du recrutement (nom, prénom, adresse, poste, salaire proposé) peuvent alimenter automatiquement le contrat de travail, la DPAE et les fiches salarié du SIRH. Vous évitez ainsi les doubles saisies, les fautes de frappe et les incohérences entre les différents systèmes.
Concrètement, une fois qu’un candidat est marqué comme « embauché » dans l’ATS, un scénario automatisé peut se déclencher : génération du contrat, envoi pour signature électronique, création du compte salarié dans le SIRH et dépôt simultané du contrat signé dans le coffre-fort numérique. Ce « tunnel » documentaire intégré permet de réduire de plusieurs jours le délai habituel entre l’acceptation de l’offre et la formalisation complète de l’embauche. C’est un atout majeur pour ne pas perdre un candidat clé dans un marché du travail tendu.
Chronologie optimale de transmission pour respecter les délais légaux
Respecter vos obligations, c’est une chose. Les organiser dans le bon ordre pour éviter tout blocage à l’embauche en est une autre. Une chronologie claire vous permet de concilier contraintes légales, expérience collaborateur fluide et sécurité juridique. Imaginez cette chronologie comme un « Gantt » simplifié de l’onboarding : chaque document a sa place, son moment, et son canal de transmission privilégié.
La transmission J-1 de la DPAE avant la prise de poste effective
La première étape incontournable est donc la DPAE, à transmettre à l’URSSAF avant l’arrivée effective du salarié. Dans les faits, viser une DPAE à J-3 ou J-5 plutôt qu’à J-1 offre une marge de sécurité bienvenue en cas de problème technique ou d’erreur de saisie. Vous disposez ainsi de temps pour corriger une date de naissance erronée, un NIR incomplet ou une inversion de nom et prénom, sans compromettre la date d’entrée dans l’entreprise.
Informer le salarié que la DPAE a bien été réalisée est également un geste de transparence apprécié. Vous pouvez, par exemple, intégrer cette information dans un email de bienvenue qui récapitule la date d’embauche, l’adresse du lieu de travail, l’horaire de la première journée et les pièces à apporter si nécessaire. Vous transformez ainsi une obligation administrative en levier de confiance et de professionnalisme.
L’envoi du contrat de travail dans les 48 heures suivant l’embauche
Le Code du travail impose que les principales informations contractuelles soient communiquées au salarié au plus tard dans les 7 jours suivant son arrivée, mais la pratique française et la jurisprudence incitent clairement à transmettre un contrat formalisé dans les 48 heures. Pour ne pas prendre de risque, la meilleure stratégie consiste à sécuriser la signature du contrat avant même le premier jour, tout en respectant les règles propres à certains types de contrats (période d’essai, clauses spécifiques, etc.).
Comment faire concrètement ? Dès qu’un candidat accepte votre proposition, déclenchez le processus de génération du contrat et d’envoi pour signature électronique. Prévoyez des délais de relance automatique (par exemple à J+2 et J+5) et un point de contrôle interne si le document n’est toujours pas signé à J-2 de la date d’entrée. Cette rigueur vous évite des situations inconfortables où un salarié commence à travailler sans contrat formel, avec toutes les incertitudes que cela implique en cas de désaccord sur les conditions.
La remise du bulletin de paie dématérialisé selon la loi el khomri
Depuis la loi El Khomri, la remise du bulletin de paie dématérialisé est devenue la norme, sauf opposition du salarié. Toutefois, ce droit à l’opposition implique que vous informiez clairement le collaborateur, dès son embauche, des modalités de mise à disposition de son bulletin : plateforme utilisée, conditions d’accès, durée de conservation, possibilité de téléchargement. Sans cette information préalable, la dématérialisation peut être contestée.
Sur le plan pratique, le premier bulletin de paie est un moment clé : il doit refléter fidèlement l’ensemble des éléments du contrat (salaire, primes, avantages) et prouver au salarié que ce qui a été négocié est bien appliqué. Une remise rapide et sans erreur du premier bulletin contribue fortement à la confiance. Assurez-vous donc que la création du compte salarié sur la plateforme de paie, l’envoi des identifiants et l’explication du fonctionnement soient intégrés à votre parcours d’onboarding documentaire.
Le respect du délai de rétractation de 15 jours pour certains contrats
Certains dispositifs, comme la rupture conventionnelle ou le contrat d’apprentissage dans des cas particuliers, prévoient un délai de rétractation, souvent de 15 jours calendaires. Si vous recrutez un salarié à la suite d’une rupture conventionnelle, par exemple, il est essentiel de tenir compte de ce délai dans votre calendrier d’embauche pour éviter tout chevauchement juridique entre les deux contrats. De même, pour des dispositifs spécifiques financés par les OPCO, des délais d’instruction peuvent conditionner la date effective d’entrée en formation ou en poste.
La bonne pratique consiste à intégrer ces délais incompressibles dans votre planning dès la phase de recrutement. Vous évitez ainsi de promettre une date de prise de poste que vous ne pourrez pas respecter pour des raisons administratives. Un rétroplanning partagé entre RH, managers et, le cas échéant, service juridique ou cabinet comptable permet d’anticiper ces contraintes et de ne pas mettre le salarié dans une position délicate entre deux employeurs.
Protocoles de sécurisation et conformité RGPD dans le transfert documentaire
La transmission des documents obligatoires ne se joue pas seulement sur le terrain du droit du travail : elle se situe aussi au cœur du RGPD et de la protection des données personnelles. Un contrat de travail ou une DPAE regorgent d’informations sensibles (NIR, adresse, situation familiale) qui doivent être protégées avec le même sérieux que des données bancaires. En cas de fuite, l’impact est double : pour le salarié, un risque de fraude ; pour l’employeur, un risque de sanction par la CNIL et une perte de confiance interne.
Le chiffrement des données personnelles selon la norme ISO 27001
Le chiffrement des données, au repos comme en transit, est devenu un standard incontournable. Concrètement, cela signifie que les documents RH stockés dans vos serveurs ou dans le cloud doivent être protégés par des algorithmes de chiffrement robustes, et que les échanges (envoi de contrat, partage de RIB, transmission d’attestations) doivent passer par des protocoles sécurisés (HTTPS, TLS). La norme ISO 27001, qui encadre les systèmes de management de la sécurité de l’information, fournit un cadre de référence précieux pour structurer ces pratiques.
Si vous utilisez des solutions SaaS (SIRH, signature électronique, coffre-fort numérique), vérifiez systématiquement leurs certifications : ISO 27001, HDS pour les données de santé, conformité eIDAS, etc. C’est un peu comme choisir un transporteur pour des œuvres d’art : vous ne confieriez pas un tableau de maître à un utilitaire sans assurance adaptée. Ici, vos « œuvres d’art » sont les données personnelles de vos salariés, et vous devez vous assurer que chaque prestataire les transporte et les stocke dans des conditions irréprochables.
Les registres de traitement obligatoires auprès de la CNIL
Le RGPD impose à chaque employeur de tenir un registre des traitements de données personnelles. Les processus d’embauche et d’onboarding y figurent en bonne place, avec la description des finalités (gestion des contrats, paie, obligations légales), des catégories de données collectées, des destinataires (URSSAF, organismes de prévoyance, etc.) et des durées de conservation. Ce registre n’est pas une formalité théorique : en cas de contrôle de la CNIL, il sera l’un des premiers documents demandés.
Pour simplifier sa tenue, vous pouvez structurer un chapitre spécifique « Gestion des collaborateurs » détaillant du recrutement à la fin du contrat les flux documentaires et les outils utilisés. Cela vous oblige, de fait, à cartographier vos échanges de données : qui envoie quoi, à qui, par quel canal, et pendant combien de temps les informations sont conservées. Cet exercice, parfois perçu comme fastidieux, devient vite un atout pour identifier les failles potentielles (pièces jointes non chiffrées, accès trop larges, stockage redondant non maîtrisé).
La traçabilité des accès via logs d’audit et horodatage certifié
La traçabilité constitue un autre pilier de votre conformité. En pratique, cela signifie que vous devez être en mesure de savoir qui a consulté, modifié ou téléchargé un document RH donné, et à quel moment. Les SIRH et coffres-forts numériques sérieux proposent des logs d’audit détaillés et un horodatage certifié de chaque action sensible : ouverture d’un contrat, signature, téléchargement d’une attestation, etc.
Pourquoi est-ce si important ? Imaginez un litige sur une clause contractuelle ou sur la date d’envoi d’une information obligatoire. Pouvoir produire un journal d’événements précis, daté et horodaté, sécurise votre position devant un juge ou un inspecteur. C’est un peu l’équivalent de la boîte noire d’un avion : on espère ne jamais avoir à l’ouvrir, mais on est rassuré de savoir qu’elle existe et qu’elle enregistre tout.
Le droit d’accès, de rectification et de portabilité des données salariés
Enfin, n’oublions pas que les salariés disposent de droits forts sur leurs données : droit d’accès, de rectification, de limitation, parfois de portabilité. Concrètement, un collaborateur peut vous demander une copie de l’ensemble des informations le concernant, ou la correction d’une donnée erronée (adresse, état civil, coordonnées bancaires). Vous devez être en mesure de répondre à ces demandes dans un délai raisonnable, généralement un mois.
Pour y parvenir sans désorganiser vos équipes RH, l’idéal est de centraliser les données dans un outil unique et de formaliser une procédure interne : point de contact (souvent le DPO ou le service RH), modèle de réponse, circuit de validation. Certaines plateformes offrent déjà aux salariés un accès direct à une partie de leurs données (profil, contrats, bulletins de paie), ce qui diminue d’autant le nombre de demandes manuelles. C’est un bon exemple de convergence entre conformité RGPD et amélioration de l’expérience collaborateur.
Gestion des anomalies et procédures de régularisation accélérée
Même avec les meilleurs outils, tout ne se passe pas toujours comme prévu. Un RIB manquant, un numéro de sécurité sociale inconnu, un titre de séjour expiré : autant de grains de sable qui peuvent retarder la finalisation du contrat ou le versement du premier salaire. L’enjeu n’est pas d’atteindre le zéro défaut, mais de disposer de procédures de secours claires pour régulariser rapidement la situation sans bloquer l’intégration du salarié.
Les documents manquants détectés via checklist pré-intégration
La première ligne de défense contre les anomalies reste la checklist. En élaborant une liste standardisée des documents à collecter avant l’arrivée (pièce d’identité, justificatif de domicile, RIB, numéro de sécurité sociale, justificatifs de diplômes, autorisation de travail, etc.), vous réduisez considérablement les oublis. Intégrée à votre SIRH ou à votre ATS, cette checklist peut être partagée avec le salarié, qui voit en temps réel ce qui est fourni et ce qui reste à transmettre.
Vous pouvez également mettre en place un jalon de contrôle interne à J-5 ou J-3 avant l’embauche pour vérifier l’état d’avancement. Si certains documents clés sont encore manquants, une relance personnalisée (email ou appel téléphonique) permet souvent de débloquer la situation. Cette approche proactive vaut mieux qu’une découverte de dernière minute le jour J, qui met le salarié dans une position inconfortable et complique vos propres obligations déclaratives.
La procédure d’urgence pour obtenir le NIR provisoire auprès de l’INSEE
Que faire lorsqu’un salarié ne dispose pas encore d’un numéro de sécurité sociale définitif, par exemple parce qu’il arrive de l’étranger ou qu’il n’a jamais travaillé en France ? Dans ces cas, il est possible de recourir à un NIR provisoire, attribué par l’INSEE via la CPAM ou, de plus en plus, via des procédures dématérialisées. Ce numéro temporaire permet de réaliser la DPAE et de déclarer le salarié aux organismes sociaux sans attendre la finalisation de son immatriculation définitive.
Anticiper cette situation est essentiel pour les entreprises qui recrutent régulièrement des profils internationaux. Formalisez une « procédure d’urgence NIR » : quels justificatifs demander (passeport, visa, acte de naissance), à quel interlocuteur s’adresser (CPAM, caisse étudiante, etc.), quels délais moyens prévoir. Vous évitez ainsi de vous retrouver bloqué la veille de l’embauche, incapable de faire la DPAE parce que le salarié n’a pas encore de numéro de sécurité sociale français.
Les solutions palliatives pour absence de RIB ou titre de séjour expiré
L’absence de RIB ou la présentation d’un titre de séjour expiré figurent parmi les anomalies les plus fréquentes. Pour le RIB, plusieurs solutions transitoires existent : demander au salarié de fournir un RIB d’un compte joint, d’un compte de paiement type néobanque, ou, en dernier recours, envisager un paiement par chèque le temps qu’un compte soit ouvert. L’important est de tracer ces situations exceptionnelles et de fixer une date butoir pour la régularisation, afin de ne pas s’installer dans une pratique dérogatoire risquée.
Concernant le titre de séjour, la marge de manœuvre est beaucoup plus limitée : sans autorisation de travail valide, l’employeur ne peut légalement pas mettre la personne au travail. En revanche, si une demande de renouvellement est en cours et que le salarié peut produire un récépissé, des solutions existent. Là encore, formaliser une procédure interne (vérification systématique des dates d’expiration, scan sécurisé des documents, rappel automatique trois mois avant échéance) vous permet de réduire le risque de non-conformité et d’éviter de vous retrouver face à un blocage de dernière minute.
Archivage légal et durées de conservation selon le code du travail
Une fois les documents transmis et signés, le travail n’est pas terminé pour autant. Le Code du travail, le Code civil et, parfois, les conventions collectives imposent des durées de conservation minimales pour les contrats, registres et bulletins de paie. Ne pas les respecter, c’est s’exposer à des difficultés en cas de contrôle de l’inspection du travail, de l’URSSAF ou de contentieux prud’homal plusieurs années après le départ du salarié.
À titre indicatif, le contrat de travail et ses avenants doivent être conservés au moins pendant 5 ans à compter de la fin de la relation de travail, les bulletins de paie pendant 5 ans également (même si le salarié doit les conserver sans limitation de durée), et certains registres obligatoires jusqu’à 6 ans voire plus. L’archivage numérique, lorsqu’il est réalisé dans des conditions garantissant l’intégrité et l’accessibilité des documents, est admis au même titre que le papier.
Pour vous organiser, il est pertinent de bâtir une politique d’archivage claire : quels documents conserver, où, sous quelle forme, pendant combien de temps, et qui y a accès. En définissant des règles d’archivage et, le moment venu, de destruction sécurisée, vous évitez l’encombrement inutile de vos systèmes d’information tout en restant conforme. Là encore, un SIRH ou une GED (gestion électronique de documents) bien paramétrés deviennent de précieux alliés pour automatiser ces tâches et vous concentrer sur l’essentiel : accueillir vos nouvelles recrues dans les meilleures conditions, sans que les documents obligatoires ne viennent retarder leur contrat.